Vanaf verslagjaar 2022 moeten gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee leggen zij verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Bijvoorbeeld over naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen of van regels met betrekking tot lasten waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting.
Door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is een advies met best practices gepubliceerd over dit onderwerp.
Inleiding
Het college van Burgemeester en Wethouders (hierna: college van B&W) is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid binnen de organisatie. In de huidige situatie vormt de accountant hierover een oordeel en brengt hij of zij er verslag over uit. Vanaf verslagjaar 2022 stelt het college van B&W deze verantwoording op. De commissie BBV van de VNG heeft hiervoor een standaardtekst opgesteld. Uiteraard is het publiceren van de verantwoordingstekst alleen niet voldoende.
Er is in de gemeentelijke organisatie een duidelijke grondslag voor deze verantwoording nodig. Deze grondslag wordt de onderbouwing van de verantwoording genoemd. Doel is met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving.
Organisatie van de interne controle
Onderdeel van de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording zijn de uitkomsten van de interne controles die binnen de gemeente uitgevoerd worden om vast te stellen of wet- en regelgeving zijn nageleefd. Dit betekent dat de organisatie zelfstandig vaststelt of wordt voldaan aan het normenkader waarin relevante wet- en regelgeving is opgenomen. Hoe kan een organisatie hier vorm en inhoud aan geven?
Stap 1: inventarisatie financiële stromen en opstellen controleplan
Het is van belang om eerst te bepalen binnen welke financiële stromen zich materiële rechtmatigheidsafwijkingen kunnen voordoen. Het is aan te bevelen daarvoor de financiële stromen binnen de gemeente in financiële omvang in beeld te brengen. Het gaat hierbij om de stromen per proces, zoals uitkeringsproces, inkoopproces, subsidieverstrekking etc. Op basis van de verantwoordingsgrens wordt per stroom de diepgang van de controle bepaald.
Bij het opstellen van het controleplan kunnen de belangrijkste financiële stromen geïnventariseerd worden op basis van de begroting van dat begrotingsjaar of op basis van de werkelijke cijfers, wanneer controles jaarlijks achteraf plaatsvinden. Voor het vaststellen van deze stromen gebruikt een aantal gemeenten de Iv3-categorieën als basis.
Aan het eind van het boekjaar is het aan te bevelen om deze ‘scoping’ nog een keer te doen met de cijfers van het gehele boekjaar. Dit om vast te stellen of er stromen bij zijn gekomen of in omvang gewijzigd. Deze inventarisatie wordt gedocumenteerd en is onderdeel van het controleplan.
Stap 2: Controlemix (controls testen, deelwaarnemingen, statistische steekproeven)
De werkzaamheden in het controleplan bestaan uit de uitvoering van verschillende controlemethoden. Dit wordt ook wel de controlemix genoemd. Bij de samenstelling van de controlemix gaat het om de bepaling van aard, omvang en timing van de controlewerkzaamheden. Bij de samenstelling van de controlemix zijn de ingeschatte risico's leidend.
De controlemix kan o.a. worden opgebouwd door:
- Procesgerichte en gegevensgerichte werkzaamheden
- A-selecte deelwaarnemingen
- Risicogerichte deelwaarnemingen bijv. op basis van boekingen, omschrijvingen etc.
- Toepassing van de 80/20 regel: 80% van de financiële omvang wordt veroorzaakt door 20% van de financiële transacties
- Data-analyse