Facturen steken? Of toch niet? Maar soms wel..

De Belastingdienst en de steekproef

De Belastingdienst adviseert “belanghebbenden” in het kader van (Doorontwikkeld) Horizontaal Toezicht niet alleen fiscale risico’s in kaart te brengen en adequate beheersingsmaatregelen in hun administratieve organisatie in te bouwen, maar ook dat er monitoring plaatsvindt door middel van statistische steekproeven.

Voor de bepaling van de omvang van een dergelijke geldsteekproef is het uitgangspunt het interval. Dat interval wordt berekend door de materialiteit uit de tabel van de Belastingdienst te delen door 3. Een grotere steekproef heeft voordelen, en een kleinere steekproef is te onderbouwen door te laten zien hoe goed de interne beheersing heeft gefunctioneerd. Als de steekproef fouten bevat zal de Belastingdienst de aangifte niet goedkeuren en dient belanghebbende een correctie voor te stellen door de oorzaak van die fouten te zoeken. De Belastingdienst verwacht een correctiebedrag gelijk aan de geprojecteerde fout, die wordt berekend als het totaal van de aangetroffen foutfracties maal het interval.

Hierover gaat deze blog niet. Wie vragen heeft, weet mij te vinden: paul@zypper.app

Waar steek je op?

Het gaat mij ook niet om de vraag hoe je steekt: dat kan in Excel (maar ik zou het afraden want er is geen audit trail), het kan met audit software (voor wie dat kan betalen en programmeren) en het kan met de zypper.app, de simpelste manier om een statistisch onderbouwde steekproef te trekken.

Waar het wel om gaat, is de vraag: waar steek je op? Wat is de populatie? Ik kom nog wel eens (potentiële) klanten tegen die Zypper willen gebruiken om “facturen te steken”. Klopt dat wel?

Een praktijkvoorbeeld

Ik ben penningmeester van een Vereniging van Eigenaren. Als op het kantoor een factuur binnenkomt, wordt die beoordeeld en goedgekeurde facturen worden door mij geaccordeerd voordat die worden betaald. De ledenvergadering heeft een kascommissie ingesteld. Die is niet geïnteresseerd in die facturen maar in de betalingen! Is een betaald bedrag wel in overeenstemming met de (intern gecontroleerde en goedgekeurde) factuur? En is de (goedgekeurde) factuur wel aan het juiste rekeningnummer betaald? Natuurlijk kan de kascommissie zich ook afvragen of de factuur terecht is goedgekeurd, maar het eerste waar de kascommissie naar kijkt is of uitgaven wel op basis van goedgekeurde facturen zijn gedaan.

Van klein naar groot: wat doet de Belastingdienst?

De Belastingdienst controleert uitgaven. Bij een geïntegreerde controle wordt een steekproef getrokken uit alle uitgegeven euro’s, niet alleen euro’s die zijn betaald op basis van facturen, maar ook op basis van bijvoorbeeld loonstrookjes of declaraties.

We zien dus in beide situaties dat de ist-positie de betaling is, en dat de factuur de (basis voor de) soll positie is. En steken doe je natuurlijk op de ist positie.

Maar, dat is niet alles. Laten we eens kijken naar een btw-aangifte. Die bestaat uit:

Gefactureerde BTW op omzet (AR, Accounts Receivable)	X
In aftrek genomen BTW op kosten (AP, Accounts Payable)	Y
Af te dragen	X-Y

De Belastingdienst wil weten of er voldoende BTW wordt afgedragen:

• Heeft belanghebbende voldoende BTW op zijn facturen gezet? De populatie waaruit wordt gestoken wordt opgebouwd uit de maximaal haalbare BTW minus de werkelijk gefactureerde BTW: 0,21 maal de netto omzet minus de in rekening gebrachte BTW, (of 1,21 maal de netto omzet minus de bruto omzet, dat is hetzelfde). De ist-positie wordt hier dus opgebouwd uit de door belanghebbende uitgestuurde facturen en de soll positie wordt bepaald door een beoordeling van die facturen en de onderliggende prestatie.

• Heeft belanghebbende betaalde BTW terecht in aftrek genomen? De ist positie wordt hier dus opgebouwd uit de door belanghebbende betaalde en in aftrek genomen bedragen. De soll positie wordt bepaald door de gegevens op de factuur en eventueel nog meer daarachter om te zien of die factuur terecht is goedgekeurd.

Samengevat

Bij AP steek je op het bestand met betaalde en in aftrek genomen bedragen, bij AR op mogelijk gemiste BTW bedragen op basis van het bestand met facturen.